分厚い帳簿を7年間も保存したくないがためのTips

省資源、省スペース、エコロジー、エコノミーなこのご時世にあって、帳簿ってどうしてあんなにたくさん紙なんですか...なんとかしたい。

青色申告も終わってひと段落、目の前に残るは分厚いバインダー

今日やっと初めての青色申告、確定申告書類の提出を済ませてきました。ようやく気分がすっきりしました。帳簿もひとつのファイルにまとまってすっきり。すっきり...なのか?本当に?

いえ、帳簿を全て紙にプリントして(またはノートでつけて)バインダーにまとめてみると、それなりの厚みがあります。税務調査が入らなければ、出番もなく7年後には紙くずになるしかないこの束(注意:決して調査に入ってほしいわけではありません)。そして7年間...このまま毎年青色申告をするなら、このバインダーが単純に7倍。

\ い や で す ! /

しがない賃貸マンションの自宅事務所で、そんなにスペースに余裕があるわけでもありません。これは何とかならないものか...という一心で、調べてみたり管を巻いてみました。その結果、ペーパーレスで帳簿保存をする2つの方法にたどり着いたのでご紹介します。
(さっくり見たい人は飛ばしてここからだけでもどうぞ。)

正式な電子帳簿保存(要申請)

公式に帳簿を電子保存する方法です。ただし、電子帳簿保存を開始するにあたっては、事前の届け出が必要だったり、仕様に関する規定が諸々あります。

税務署への届け出が必要(対象の帳簿をつけはじめる3ヶ月前まで)

所轄の税務署に書類の提出が必要になります。申請時期は電子化する年の3ヶ月前まで。たとえば、2012年の帳簿を電子帳簿保存にしたい場合は、2011年の9月末までに申請しなければなりません。

必要な書類は「国税関係帳簿の電磁的記録等に関する保存等の承認申請書」と、下記の添付書類です。

  • 承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類
  • 承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し)
  • 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類

詳しくは、国税庁のサイトを参照してください。申請書もこちらからダウンロードできます。

...正直なところ、ややこしいですね。

上記のページや申請書類を見て自分なりに噛み砕いてみたのですが、電子帳簿では不正な改ざんが起こらない(分かる)ように、伝票の項番が自動ナンバリングであったり、編集時にタイムスタンプがきちんとついたり、編集履歴が残るシステム(ソフト)でないといけないということのようです。また、税務調査の際にデータ閲覧が出来ない事態に陥らないように、システム(ソフト)に関する概要や動作環境などを明確にしておいたり、いざという時に事業者がプリントアウトできるようにしておかなければならないようです。

会計ソフトは電子帳簿保存対応のものを選ぶこと

市販の会計ソフトを用いる場合は、電子帳簿保存に対応しているものがあるのでそれを使うようにしましょう。電子帳簿保存機能がついているソフトなら、おそらくサポート等で申請に関わる情報がいくらか手に入るのではないかと思います。

ちなみに、「やよいの青色申告」では電子帳簿保存の機能がないようです(「弥生会計」には電子帳簿保存の機能がついています)。

フリーランスのクリエイターには不向きかもしれない

決定打としては「やよいの青色申告」に電子帳簿保存の機能が見当たらないというところでしょうか。

また、申請時に帳簿作成に利用する電子計算機(パソコン)や、プリンタの機種や設置場所まで申告する必要もあったりするので...。7年後まで同じ環境を保存しておくことは出来ないだろうし。インフラを変えるたびに申請するのも手間です。

国税庁のサイトで電子帳簿保存に関する事項が法人税の分類に入っていたことも考えると、今のところ個人事業主のような小規模なものを主にした制度ではない気がします。

参考に、こんなコラムも。

これがおすすめ:保存はデータで、税務調査の時にプリントアウト

これは会計のお仕事をされている@textviewさんから教えていただいたお話。

実務上はデータ保存しておき、いざ税務調査が入ったら、その段階でプリントアウトして提出するやり方です。これまでに問題になったことはないそうなので、慣例的にOKといった感じのようです。実際に、昨年税務調査が入った制作会社の方も、この対応で大丈夫だったとのこと。

税務調査が入らなければ最後までペーパーレス

いざ調査が入る段でプリントアウトすればよいので、それまではプリントアウトの必要がありません。これはありがたい。

領収書・レシート等は原本保存で

領収書・レシート等は、原本保存が必要だそうなので、従来通り日付順に紙にぺたぺた貼り付けて、ファイリングして保存、またはクリアファイルや封筒にまとめて(出来れば月ごとくらいに)入れておくのでも。ここまでは減らすことは出来ないですが、帳簿自体が紙でなくなればずいぶんとかさが減るわけなのでこれでもじゅうぶんにうれしいです。

Tips:保存データは、PDFフォーマットなどで書き出しを

会計ソフトをバージョンアップしたら、旧バージョンで作った帳簿データが読み込めなくなってしまった!という事態を防ぐために。最終的な帳簿データはPDF等の扱いやすいフォーマットに書き出しておくのがよいとのことです。うっかり紛失してしまわないように、バックアップなどもきちんと取って保存しましょう。

先輩たちの助言は本当にありがたいです

税務署で聞いてみたら、電子帳簿保存の手続きについてご存じない署員の方もいらっしゃったくらい、公式の電子帳簿保存は浸透していないです。前述の通り個人や小規模事業にはどうも不向きなようなので、母数が少ないのもうなずけますが。

しかし、もう手はないものかと諦めかけていたにもかかわらず、素敵な情報をいただけるところまでたどり着きました。知らなければおとなしく分厚いバインダーを7冊並べていたことでしょう。声をかけてくださったみなさま、本当にありがとうございます。

引き続き個人事業主がんばります。

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